Diese Datenschutzerklärung informiert Sie gemäß Art. 13 und 14 DSGVO über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der Tenance-Plattform.
Inhaltsverzeichnis
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:
Mohamed Zahran
Inhaber von Tenance
Deutschland
E-Mail: info@tenance.de
Web: app.tenance.de
Tenance ist derzeit nicht gesetzlich verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Bei datenschutzrechtlichen Fragen wenden Sie sich bitte direkt an: info@tenance.de
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unter Beachtung der folgenden Grundsätze gemäß Art. 5 DSGVO:
Bei der Registrierung erheben wir:
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) – die Daten sind zur Erfüllung des Nutzungsvertrags erforderlich.
Bis zur Löschung des Kontos durch den Nutzer oder durch Tenance, zuzüglich einer Nachfrist von 30 Tagen für den Datenexport.
Bei jedem Zugriff auf unsere Plattform werden automatisch Informationen in Server-Logfiles gespeichert:
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) – zur Gewährleistung des sicheren und stabilen Betriebs der Plattform.
Speicherdauer: 90 Tage, danach automatische Löschung.
Tenance verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies und den lokalen Browser-Speicher (localStorage/sessionStorage), um:
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen).
Wir verwenden keinerlei Tracking-, Marketing- oder Analyse-Cookies von Drittanbietern. Kein Google Analytics, kein Facebook-Pixel, keine ähnlichen Dienste.
Für die Benutzerauthentifizierung verwenden wir Firebase Authentication von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse, gehasster Passwort-Hash, Nutzer-ID, Anmeldezeitstempel, letzte Anmeldezeit.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Auftragsverarbeitung: Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Google Firebase speichert Daten standardmäßig in europäischen Rechenzentren (EU-West-Region).
Datenschutzerklärung Google: policies.google.com/privacy
Nutzdaten (Mieterdaten, Immobiliendaten, Verträge, Aufgaben, Nachrichten etc.) werden in Cloud Firestore von Google gespeichert.
Verarbeitete Daten: Alle vom Nutzer auf der Plattform eingegebenen Daten, einschließlich Mieterstammdaten, Vertragsdetails, Zahlungshistorien, Kommunikationsinhalte und sonstige Verwaltungsdaten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Datenspeicherung: Vorzugsweise in der EU (eu-west1/europe-west1). Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit Google.
Hochgeladene Dateien (Dokumente, Bilder, PDFs, unterzeichnete Verträge) werden in Firebase Storage gespeichert.
Verarbeitete Daten: Dateiinhalte, Dateinamen, MIME-Typen, Zeitstempel, Nutzer-ID des Hochladenden.
Sicherheit: Alle Dateien sind durch Firebase Security Rules vor unbefugtem Zugriff geschützt. Zugriff nur durch den jeweils berechtigten Nutzer oder explizit freigegebene Dritte (z. B. bei elektronischen Signaturen oder Eigentümer-Portal-Links).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Mit Ihrer Einwilligung senden wir Push-Benachrichtigungen über Firebase Cloud Messaging (FCM) von Google.
Verarbeitete Daten: FCM-Token (gerätegebundener Bezeichner), Benachrichtigungsinhalt, Zeitstempel.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Widerruf: Sie können Push-Benachrichtigungen jederzeit in den Browsereinstellungen oder in den Kontoeinstellungen deaktivieren. Der FCM-Token wird nach Widerruf gelöscht.
Wenn Sie die E-Signatur-Funktion nutzen, werden folgende Daten verarbeitet:
Alle oben genannten Daten werden als unveränderlicher Audit-Trail gespeichert und sind Bestandteil des unterzeichneten Dokuments.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung zwischen Vermieter und Mieter) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beweissicherung).
Speicherdauer: Audit-Trail und unterzeichnete Dokumente werden mindestens 10 Jahre gespeichert, um die Beweissicherheit zu gewährleisten.
Hinweis für Unterzeichner: Wenn Sie aufgefordert werden, ein Dokument über einen Tenance-Link zu unterzeichnen, werden Ihre oben genannten Daten verarbeitet. Der Verantwortliche für diese Verarbeitung im Verhältnis zu Ihnen ist der Vermieter (Tenance-Nutzer), der die Unterzeichnungsanfrage gestellt hat. Tenance handelt insoweit als Auftragsverarbeiter.
Mieter, die über das Mieter-Portal auf die Plattform zugreifen, erhalten ein eigenes eingeschränktes Konto.
Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse, Name, Mietverhältnis-ID, Zugriffsprotokoll.
Verantwortlichkeit: Der Vermieter (Tenance-Nutzer) ist Verantwortlicher für die Einladung und Datenweitergabe an den Mieter. Tenance handelt insoweit als Auftragsverarbeiter.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verwaltung des Mietverhältnisses).
Das Eigentümer-Portal generiert zeitlich begrenzte Zugangslinks für Dritte (Eigentümer).
Verarbeitete Daten: Token für den Zugangslink, Zeitstempel der Link-Erstellung, Zeitpunkt des Zugriffs, IP-Adresse des Zugreifenden (für Sicherheitszwecke).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Nachrichten zwischen Vermieter und Mieter werden in verschlüsselter Form in Firestore gespeichert.
Verarbeitete Daten: Nachrichteninhalt, Absender-ID, Empfänger-ID, Zeitstempel, Lesestatus.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Speicherdauer: Bis zur Löschung durch einen der Beteiligten oder bis zur Kontoauflösung.
Tenance versendet transaktionale E-Mails (Kontoverifizierung, Passwortzurücksetzung, Benachrichtigungen) über den Dienst von Google Firebase (über SendGrid oder ähnliche Dienste).
Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse, Name, Nachrichteninhalt, Versandzeitstempel.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Transaktions-E-Mails; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für optionale Newsletter oder Marketing-E-Mails (soweit vorhanden).
Zahlungsdaten (Kreditkartendaten, SEPA-Daten) werden ausschließlich durch unseren Zahlungsdienstleister (Stripe oder einen gleichwertigen PCI-DSS-zertifizierten Anbieter) verarbeitet. Tenance speichert keine vollständigen Zahlungsdaten.
Verarbeitete Daten durch Tenance: Abonnementstatus, letztes Abrechnungsdatum, gebuchter Tarif, Rechnungsanschrift für die Faktura.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Aufbewahrung: Rechnungsdaten werden gemäß § 147 AO 10 Jahre aufbewahrt.
Tenance kann Fehlerüberwachungsdienste einsetzen, um die Stabilität der Plattform zu verbessern. Dabei werden keine personenbezogenen Inhalte von Nutzern erfasst; es werden nur technische Fehlermeldungen und anonymisierte Nutzungsstatistiken verarbeitet.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Tenance setzt folgende Auftragsverarbeiter ein:
| Dienstleister | Zweck | Sitz | Rechtsgrundlage Drittlandtransfer |
|---|---|---|---|
| Google Ireland Ltd. (Firebase) | Auth, Datenbank, Storage, Hosting, FCM | Irland (EU) | Standard-Datenschutzklauseln (SCC) |
| Stripe Inc. | Zahlungsabwicklung | USA | SCC + Angemessenheitsbeschluss EU-USA DPF |
| Cloudflare Inc. | CDN, DDoS-Schutz | USA | SCC + Angemessenheitsbeschluss |
Mit allen Auftragsverarbeitern wurden Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
Einige der unter Abschnitt 18 genannten Dienstleister verarbeiten Daten in Ländern außerhalb der EU/EWR. Hierfür stützen wir uns auf geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO, insbesondere auf Standard-Datenschutzklauseln der Europäischen Kommission, sowie auf Angemessenheitsbeschlüsse der Kommission (z. B. EU-US Data Privacy Framework).
| Datenkategorie | Löschfrist | Grund |
|---|---|---|
| Nutzerkontodaten | 30 Tage nach Kontoauflösung | Datenexport-Nachfrist |
| Server-Logfiles | 90 Tage | Sicherheitszwecke |
| IP-Adressen in Logfiles | 7 Tage (danach anonymisiert) | DSGVO-Datensparsamkeit |
| Nachrichten | Bei Kontoauflösung | Vertragszweck entfallen |
| Audit-Trail (E-Signaturen) | 10 Jahre | Gesetzliche Beweissicherung |
| Rechnungsdaten | 10 Jahre | § 147 AO (steuerliche Aufbewahrungspflicht) |
| FCM-Token | Bei Widerruf der Einwilligung | Einwilligung |
| Zahlungsdaten (beim PSP) | Gemäß Bedingungen des PSP | Vertrag mit PSP |
Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:
Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@tenance.de. Wir bearbeiten Anfragen innerhalb von 30 Tagen.
Tenance setzt folgende technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) ein:
Tenance erhebt grundsätzlich keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten, biometrische Daten, Daten zur Staatsangehörigkeit). Sollte ein Nutzer solche Daten in Freifeldern eingeben, geschieht dies auf eigene Verantwortung des Nutzers.
Soweit Tenance-Nutzer (Vermieter) personenbezogene Daten ihrer Mieter auf der Plattform verarbeiten, ist der jeweilige Nutzer der datenschutzrechtlich Verantwortliche (Art. 4 Nr. 7 DSGVO). Tenance handelt in diesem Verhältnis als Auftragsverarbeiter (Art. 4 Nr. 8 DSGVO).
Der Nutzer ist insbesondere verpflichtet:
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwischen Tenance und dem Nutzer wird auf Anfrage bereitgestellt: info@tenance.de
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu aktualisieren. Wesentliche Änderungen werden Ihnen per E-Mail mitgeteilt. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter app.tenance.de/privacy.html abrufbar.
Sie haben das Recht, bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen. Die zuständige Aufsichtsbehörde am Sitz von Tenance in Deutschland ist der jeweilige Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit. Eine Liste aller deutschen Aufsichtsbehörden finden Sie unter: bfdi.bund.de
← Zurück zur AppThis Privacy Policy informs you pursuant to Art. 13 and 14 GDPR about the processing of personal data when using the Tenance platform.
Table of Contents
Controller within the meaning of the GDPR:
Mohamed Zahran
Owner of Tenance
Germany
Email: info@tenance.de
Web: app.tenance.de
Tenance is not currently legally required to appoint a Data Protection Officer. For data protection enquiries, please contact us directly at: info@tenance.de
We process personal data in accordance with the following principles under Art. 5 GDPR: lawfulness, fairness and transparency; purpose limitation; data minimisation; accuracy; storage limitation; and integrity and confidentiality.
Data collected: email address (required), hashed password (never stored in plain text), name (optional), registration timestamp.
Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (contract performance).
Retention: Until account deletion, plus a 30-day data export grace period.
On every access, the following data is stored automatically: IP address (anonymised after 7 days), access timestamp, requested URL, browser type/version, operating system, HTTP status code.
Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interests) — for platform security and stability.
Retention: 90 days, then automatically deleted.
Tenance uses only technically necessary cookies and browser local storage (localStorage/sessionStorage) to maintain login sessions (Firebase Auth token), save language settings, and personalise the UI. No third-party tracking, marketing, or analytics cookies are used — no Google Analytics, no tracking pixels.
Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR and Art. 6(1)(f) GDPR.
User authentication uses Firebase Authentication by Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland. Data processed: email address, hashed password, user ID, sign-in timestamps. A Data Processing Agreement (DPA) per Art. 28 GDPR is in place with Google.
Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR.
User data (tenant records, property data, contracts, tasks, messages, etc.) is stored in Cloud Firestore by Google, preferably in EU data centers (europe-west1). A DPA per Art. 28 GDPR is in place.
Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR.
Uploaded files (documents, images, PDFs, signed contracts) are stored in Firebase Storage. Files are protected by Firebase Security Rules. Access is limited to the entitled user or explicitly authorised third parties (e.g. for e-signatures or owner portal links).
Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR.
With your consent, we send push notifications via Firebase Cloud Messaging (FCM). Data processed: FCM device token, notification content, timestamps. You can revoke consent at any time in browser or account settings; the FCM token is then deleted.
Legal basis: Art. 6(1)(a) GDPR (consent).
When using the e-signature feature, the following data is processed:
These are stored as an immutable audit trail for 10 years for evidentiary purposes.
Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (contract performance) and Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in evidentiary security).
Note for signatories: The controller for your data is the landlord (Tenance user) who sent the signing request. Tenance acts as data processor in this context.
Tenants accessing the platform via the Tenant Portal receive a restricted account. Data processed: email, name, tenancy ID, access log. The landlord (Tenance user) is the data controller for tenant data; Tenance acts as data processor.
Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR.
Messages between landlords and tenants are stored in encrypted form in Firestore. Data: message content, sender ID, recipient ID, timestamp, read status.
Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR.
Payment data (card numbers, SEPA data) is processed exclusively by our payment service provider (Stripe or equivalent PCI-DSS-certified provider). Tenance stores no full payment credentials. Tenance stores: subscription status, last billing date, plan, billing address for invoicing.
Retention: Invoice data is retained for 10 years per German tax law (§ 147 AO).
| Provider | Purpose | Location | Transfer basis |
|---|---|---|---|
| Google Ireland Ltd. (Firebase) | Auth, database, storage, hosting, FCM | Ireland (EU) | Standard Contractual Clauses (SCC) |
| Stripe Inc. | Payment processing | USA | SCC + EU-US DPF Adequacy |
| Cloudflare Inc. | CDN, DDoS protection | USA | SCC + Adequacy Decision |
DPAs per Art. 28 GDPR are in place with all processors.
| Data Category | Deletion | Reason |
|---|---|---|
| Account data | 30 days after account closure | Data export grace period |
| Server log files | 90 days | Security |
| IP addresses in logs | 7 days (then anonymised) | GDPR data minimisation |
| Messages | On account closure | Contract purpose ended |
| E-signature audit trail | 10 years | Legal evidentiary requirement |
| Invoice data | 10 years | German tax law (§ 147 AO) |
| FCM tokens | On consent withdrawal | Consent |
Under the GDPR you have the following rights: access (Art. 15), rectification (Art. 16), erasure (Art. 17), restriction (Art. 18), data portability (Art. 20), objection (Art. 21), and withdrawal of consent (Art. 7(3)). To exercise your rights, contact: info@tenance.de. We process requests within 30 days.
Technical and organisational measures: TLS 1.3 encryption in transit; AES-256 at rest; Firebase Security Rules (RBAC); 2FA for admin accounts; automated backups; login rate limiting and brute-force protection; security headers (HSTS, CSP, X-Frame-Options); bcrypt password hashing; regular vulnerability assessments.
Where Tenance users (landlords) process tenant personal data on the platform, the user is the data controller (Art. 4(7) GDPR). Tenance acts as data processor (Art. 4(8) GDPR). Users must inform tenants about data processing (Art. 13/14 GDPR) and respond to data subject requests. A DPA between Tenance and the user is available on request: info@tenance.de
We reserve the right to update this Privacy Policy at any time. Material changes will be communicated by email. The current version is always available at app.tenance.de/privacy.html.
You have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority. The competent authority is the state data protection commissioner (Landesbeauftragter für Datenschutz) at Tenance's registered place of business in Germany. A list of German supervisory authorities: bfdi.bund.de
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